WE ARE IINTLA

Menjadi Tour Leader Profesional

1. Pendaftaran Secara Online
2. Test Pengetahuan Umum Dari Berbagai Aspek
3. Perjanjian Pakta Integritas
4. Persetujuan Administrasi Iuran Kepada IINTLA
5. Keuntungan Menjadi Anggota IINTLA
6. Standard Operasional Kepemanduan
7. Kursus P3K Sebagai Pelengkap

1. Pendaftaran Menjadi Anggota IINTLA Secara Online
1.A. Syarat Pendaftaran
a. Warga Negara Indonesia sehat jasmani dan rokhani
b. Berusia minimal 21 tahun
c. Memiliki kemampuan berbahasa asing minimal satu bahasa, yakni bahasa Inggris
d. Memiliki keterbukaan dalam bersosialisasi dan tidak fanatik pada suatu agama ataupun ideologi
e. Berkelakuan baik dengan pembuktian SKCK dari pihak berwajib
f. Pendidikan minimal SLTA atau sederajad.
g. Bersikap simpatik dan antusias

2. Test Pengetahuan Umum
a. IINTLA membentuk team penguji pengetahuan umum dari calon anggota. Test ini meliputi pengetahuan kebudayaan, sejarah, geografis, politis, etnografis bangsa Indonesia, juga pengetahuan umum tentang teknologi praktis seperti penggunaan internet dan pengetahuan kepercayaan berbagai agama besar di dunia.
b. Test pengetahuan bahasa yang dikuasai untuk tujuan kepemanduan secara teoretis dan praktis.
c. Test kepemanduan group wisata.
d. Penilaian kelulusan didasarkan pada skala angka skor 7 sampai dengan 10 dengan rentang 1 hingga 10.
e. Catatan : Test di atas berlaku bagi para calon anggota IINTLA. Bagi yang sudah menjadi anggota IINTLA akan diberikan booklet dalam bentuk pdf untuk penyeragaman standard operasional kerja kepemanduan.

3. Pakta Integritas
Para calon tour leader yang dinyatakan lulus akan menandatangani Surat Pakta Integritas dengan Organisasi IINTLA di atas materai Rp.6000,- Pakta Integritas ini bertujuan untuk menjaga keberlangsungan dan kesinambungan organisasi IINTLA dan pekerjaan Tour Leader dalam bidang kepariwisataan. Redaksi Pakta Integritas ini akan disusun oleh team khusus yang ditunjuk oleh Ketua IINTLA.

4. Persetujuan Administrasi Iuran Kepada IINTLA
Sebagai sebuah organisasi sudah tentu IINTLA memerlukan dana untuk menjalankan roda organisasi. Salah satu pemasukan dana organisasi IINTLA didapat dari commitment fee dan iuran para anggotanya. Commitment fee timbul sebagai akibat IINTLA memberikan pekerjaan kepada anggotanya. Dan iuran dilakukan secara tahunan. Besaran commitment fee adalah 10% dari guide fee. Dan mekanisme iuran akan ditentukan kemudian. Setiap anggota tanpa terkecuali akan menandatangani surat persetujuan commitment fee dan iuran tahunan serta melaksanakan kewajiban ini dengan disiplin dan kesadaran berorganisasi.

5. Keuntungan Menjadi Anggota IINTLA
Sebagai anggota organisasi resmi dan legal di bawah payung hukum Republik Indonesia IINTLA para anggota mempunyai keuntungan sebagai berikut :

a. IINTLA mempunyai kontrak dengan beberapa travel agent di Indonesia dan dengan itu anggota bisa mempunyai pekerjaan freelance sebagai tour leader. Adapun mekanisme pembagian pekerjaan dilakukan secara transparan dan berazaskan keadilan. (??)
b. Anda akan mendapatkan informasi resmi jadwal pekerjaan wisata di website resmi IINTLA.
c. Anda bebas melakukan aktifitas kepemanduan sebagai tour leader resmi di seluruh wilayah Negara Republik Indonesia dan dilindungi dengan undang-undang ketenagakerjaan. (??)
d. Anda mendapatkan bantuan dari IINTLA dalam kasus tamu komplain untuk mendapatkan kepastian permasalahan, sehingga Anda mendapatkan keadilan sebagaimana mestinya.
e. IINTLA memberikan kesempatan kepada para anggota yang mampu untuk memberikan assessment bagi para calon anggota IINTLA dan peminat kepemanduan wisata. Untuk aktifitas ini Anda akan mendapatkan bayaran. f. IINTLA menjadi ajang sosialisasi untuk mendapatkan informasi yang berhubungan dengan dunia pariwisata.

Materi Kepemanduwisataan

Menghadapi persaingan para travel biro di luar negeri, banyak travel biro sekarang harus mengadakan rasionalisasi dengan cara mengurangi komponen tour yang mungkin. Salah satu komponen tersebut adalah peran tour leader asing untuk mendampingi customer mereka dari negara asal.

Namun keberhasilan sebuah perjalanan wisata dalam bentuk group tidak akan bisa terjadi tanpa peran dari tour leader.
Hal ini memberikan kesempatan kepada tour leader dalam negeri untuk mengambil alih peranan tour leader luar negeri mengingat biaya akan bisa ditekan karena group tidak harus menanggung biaya bagi tour leader luar negeri. Hal ini bisa meningkatkan daya saing dalam keberhasilan menjual paket-paket wisata mereka.

Di bawah ini adalah manual atau petunjuk praktis bagi para praktisi kepemanduwisataan untuk membuat keberhasilan sebuah perjalanan wisata group.
Petunjuk ini telah disesuaikan dengan SKKNI Kepemanduan Wisata baku.

Pemimpin Perjalanan Kreatif atau juga disebut Tour leader di sini diterjemahkan sebagai seorang dari dalam negeri yang mempunyai kapasitas dengan kemampuan yang sudah terlatih untuk membuat suatu perjalanan wisata group bisa berhasil dengan baik, dari hari pertama penjemputan hingga mereka kembali ke negaranya masing-masing.
Tour leader tidak hanya berperan secara managerial tetapi juga merangkap sebagai pemberi informasi semua hal yang berkaitan dengan keberhasilan perjalanan wisata.

A. PEMIMPIN PERJALANAN KREATIF ATAU TOUR LEADER

Standard Operasional Kepemanduan
Untuk banyak orang perjalanan liburan adalah sangat berharga karena ini merupakan moment special dan memerlukan sumber daya finansial dan alokasi waktu yang telah direncanakan. Seorang tour leader haruslah menyadari hal ini. Bila clients merasa puas dengan tour leader, biasanya secara keseluruhan clients pun merasa puas dengan liburannya.
Banyak customer yang memutuskan untuk bergabung dalam sebuah group wisata dikarenakan oleh factor tour leadernya yang akan memberi saran dan membantu.
Tour leader mempunyai peran signifikan dan penting pada produk wisata. Sebuah tour atau wisata bisa sukses atau gagal karena faktor tour leader. seorang tour leader yang bagus mengetahui dengan baik hal-hal untuk meminamilisir sebab-sebab keluhan dan bias membuat customer pulang ke rumahnya dengan perasaan puas dan bahagia. Anda tidak akan pernah mendapatkan kesempatan kedua untuk membuat kesan pertama…! Untuk mencapai hal ini Pengatur Wisata Lintas Batas telah menerapkan hal-hal berikut :

A.1. Pengetahuan
Sebagai tour leader Anda adalah wakil dan kontak lokal bagi para customer selama dalam liburan. Oleh sebab itu tour leader harus mengetahui dengan pasti bagaimana travel biro di mana Anda bekerja pada saat itu mengoperasikan paket wisata yang telah dibeli oleh customer, kondisi paket wisata atau itinerary (apa yang termasuk dalam layanan dan yang tidak). Tour leader bukan hanya wakil dari travel agent lokal, tetapi juga wakil dari travel biro di luar negeri, di mana customer itu telah membeli paket wisata.

A.1.1. Pengetahuan Tentang Paket Wisata
PWLB mengharapkan dari Anda sebagai tour leader bahwa Anda sadar secara pasti tentang konten isi paket wisata yang sedang dijalankan.
Merupakan keharusan bahwa tour leader mempelajari terlebih dahulu isi paket wisata, detail acara tiap hari yang akan dilakukan. Anda tahu apa yang akan terjadi, trip-trip apa yang akan dilalui dan tour opsional apa yang dapat dilakukan dan dibukukan. Anda tahu tempat yang menyenangkan untuk berhenti membuat foto dan pengaturan waktunya, restaurant mana yang layak untuk makan.
Anda perlu mengetahui konten tour opsional. Pengetahuan mengenai tour opsional dapat Anda peroleh dari brosur, pernah melakukan tour opsional tersebut, website atau bertanya pada teman yang pernah melakukan dan lain-lain.
A.1.2. Pengetahuan Tentang Negara Indonesia
Customer mengharapkan banyak hal dari tour leader. Terkadang customer telah membaca beberapa travel guide book dan mengetahui tentang destinasi, tetapi biasanya customer ingin mendengarkan lebih dari tour leader. Cobalah membaca banyak sumber yang berbeda : guidebooks, internet, travel reports, dokumentari dan koran lokal.
Customer sering mengapresiasi dan menghargai bila Anda bercerita tentang adat-istiadat dan tradisi setempat.

A.1.3. Pengetahuan Kondisi Tour
Sangatlah krusial dan penting untuk mengetahui dengan pasti kondisi tour tentang hak customer secara tertulis di program tour dan yang bukan hak.

A.2. Aturan Tingkah Laku Tour Leader
Anda adalah wakil dari travel buro dan travel agent di mana Anda bekerja pada saat itu. Anggaplah Anda lebih penting daripada customer. Oleh sebab itu Anda mempunyai aturan dalam bertingkahlaku sebagai berikut :

1. Selalu menghormati orang dalam nilai-nilai mereka.
2. Pastikan Anda berpakaian layak dan presentable. Juga pada waktu tidak lagi bersama customer…!
Anda diharap sepanjang liburan customer untuk berpakaian rapi dan pantas (bersih dan disetrika, rambut rapi, tidak memakai perhiasan yang mencolok atau kosmetik yang berlebihan). Anda paling tidak harus menggunakan badge nama pada seragam yang diberikan oleh travel agent yang menyewa Anda selama hari pertama tour. Seragam dan badge name tidak hanya mambuat Anda tampak rapi, tapi juga memperjelas bagi customer bahwa Andalah Sang tour leader. Hal yang tidak bisa ditoleransi sehubungan dengan penampilan Anda adalah celana jeans yang di-bleached, tank-top dan baju flipflop berbahan plastic.
3. Selalu bersikap sopan.
4. Netral atau tidak memihak.
5. Tolerant dan sabar.
6. Menghindari berdebat, terutama tentang politik dan agama atau kepercayaan.
7. Jangan pernah panik, karena kepanikan akan membuat Anda kehilangan kepercayaan bagi customer.
8. Pastikan Anda cukup tidur pada malam hari sebelum tour mulai.
9. Pastikan Anda tidak mabuk oleh minuman yang memabukkan.
10.Tanyakan kepada customer secara teratur apakah customer puas dengan pelayanan.
11. Selalu membela travel agent yang menyewa Anda (meski Anda berbeda opini).
12. Jangan pernah mengkritisi travel biro di mana customer telah membeli paket wisata.
13. Tidak mengkritisi travel agent lainnya.
14. Bicaralah secara individual dan personal dengan client yang rewel atau sulit dan jangan di depan group.
15. Familiar dengan kondisi tour yang sedang Anda jalankan.
16. Berbicara jelas dan benar dalam bahasa spesialisasi bahasa Anda.
17. Jangan pernah mengutuk atau bicara kasar.
18. Jangan membicarakan seorang customer di depan customer yang lain.
19. Dilarang keras untuk menjual kepada customer benda-benda berupa CD, Flashdisc atau foto-foto, atau DVD dari tujuan wisata.

Perhatian…!
Anda mewakili travel biro dan travel agent selama dalam perjalanan. Dalam waktu bebas customer tetap melihat Anda sebagai tour leader atau wakil dari perusahaan yang menyewa Anda.

A.2.1. Kemampuan sosial
Hal-hal di atas tadi dalam aturan tingkah laku tour leader menuntut beberapa kemampuan social. Kemampuan berikut sangatlah penting :
A.2.2. Kemampuan komunikasi
Kemampuan komunikasi yang bagus sangatlah penting. Anda sebaiknya menginformasikan kepada customer secara jelas. Formulasikan dengan baik sebelum Anda akan menyampaikan informasi dan jadilah pendengar yang baik. Usahakan bicara pada tiap customer dalam group. Adalah hal yang mungkin bahwa dalam tugas Anda, Anda harus menyampaikan berita buruk kepada seorang customer. Selalu lakukan hal ini secara diam-diam secara personal dan to the point serta tidak berbelit-belit. Empati dan kepedulian menjadi hal yang sangat penting dalam hal ini, tetapi berlakulah secara meyakinkan untuk membantu dalam kesusahan. Bersama dengan travel agent coba untuk memecahkan masalah secepat mungkin.

A.2.3. Memperbaiki Tingkah Laku
Bila kelakuan seorang atau beberapa customer dalam sebuah group mengganggu customer lainnya, Anda harus selalu menghubungi travel agent. Travel buro selalu menginginkan interes customer secara umum pada urutan nomor satu. Sebagai tour leader Anda mempunyai kewajiban untuk melakukan tindakan korektif. Pada kasus kesalahan customer, Anda perlu untuk mengkoreksi customer berbasis kepentingan umum anggota group.

A.2.4.Kontrol Diri
Jangan terlalu cepat bereaksi pada pernyataan yang diucapkan oleh customers atau insiden / kejadian pada customer. Pertama-tama hitung dalam hati Anda dar 1 hingga 10 sebelum Anda berekasi dan berpikir. Lagi, perhatian harus diberikan sepenuhnya dan dengan itu kata-kata Anda akan sangata diperhatikan.

A.2.5. Netral dan Bersikap Independen
Berikan perhatian yang sama pada tiap orang. Selalu menjaga hubungan baik dengan pihak managemen hotel, staff, agen lokal, guide lokal, driver dan penumpang.

A.2.6. Kerahasiaan
Tour leader sering dipandang seagai orang yang bisa menjaga kepercayaan dan kerahasiaan oleh customer selama perjalanan. Ada selalu customer yang ingin mempercayakan "rahasia mereka" kepada Anda. Hati-hati dengan hal ini. Jangan bicarakan rahasia ini dengn customer lain.

Dilarang mendekati customer setelah tour pada kasus mereka sedang komplain atau berada pada kondisi konflik............!!!

B. TOUR

Semua tour leader dari IINTLA bekerja sesuai guideline di bawah ini dan kami beranggapan bahwa itu sangat penting untuk diimplementasikan.

B.1. PERSIAPAN
Anda perlu mempelajari hal di bawah ini secara menyeluruh :

• Tour yang bersangkutan
• Ekskursi pada tour yang bersangkutan
• Informasi tentang tour yang bersangkutan
• Program tour
• Hal yang termasuk
• Route Perjalanan

B.1.1. Daftar Penumpang
Berika perhatian pada tiap detail dan preferensi. Sangat juga dianjurkan untuk melihat apakah ada peserta yang berulang tahun selama perjalanan. (Silahkan hubungi travel pemberi kerja bila Anda perlu memberikan perhatian khusus ulang tahun ini atau tidak.)

Untuk informasi : Invoice ID adalah nomer reservasi customer.

Bila dikatakan travel with pty itu berarti mereka sedang traveling dengan orang lain dalam group.

Bila dikatakan special request, silahkan hubungi travel agent untuk mendiskusikan hal ini.

B.1.2. Dokumen Travel Digital
Customer akan menerima dokument travel 7 - 10 hari sebelum keberangkatan melalui email. Di dalamnya termasuk apa yang disebut flight letter dengan informasi umum (jadwal penerbangan), daftar hotel, list ekskursi opsional dan daftar peserta.
Catatan :

B.1.3. Forum
Sebuah travel biro biasanya mempunyai forum tanya-jawab yang bisa dilakukan secara online atau semacam forum interaktif. Clients bisa bertanya dan menjawab peranyaan dari client lainnya, serta membagi pengalaman meeka di dalam forum.
Untuk persiapan adalah hal bagus untuk ikut membaca komentar di forum tersebut agar tour leader mengetahui tendensi para client. Tidak usah mengintervensi pembiacraan mereka, cukup mengetahui saja. Forum tersebut tidaklah ditujukan untuk pasar digital komersial.

B.2. Selama Perjalanan
Ada kemungkinan bahwa pada suatu daerah Anda akan dibantu oleh seorang pemandu lo9kal. Dia membantu Anda untuk masalah bahasa dan adat istiadat lokal serta pemecahan masalah yang spesifik. Secara prinsip sebuah kerjasama yang bagus sangatlah penting.

Perhatikan bahwa guide lokal adalah bukan tour leader, tetapi perwakilan dari agent lokal. Ketika Anda sedang traveling dengan group, Anda bisa bergabung untuk transfer ke hotel. Perekenalkan diri Anda, guide lokal dan driver, serta informasikan urutan logis briefing di baah ini :

• Ucapkan selamat datang atas nama travel biro dan travel agent serta diri Anda.
• Transfer ke hotel
• Informasikan tentang waktu setempat
• Informasikan secara pendek tentang program hari itu dan informasikan program hari berikutnya ketika Anda belum membagikan kunci kamar.
• Ceritkan hal-hal yang spesifik semacam air yang tidak bisa langsung diminum dari kran, tempat membeli air minum, tukar uang di hotel, mesin ATM, dan internet.
• Apa yang diharap pada kedatangan adalah bahwa bagasi dibawa oleh bellboy dan tip dibayarkan dari kitty box
• Bila masih ada waktu informasikan tentang tujuan wisata, cuaca dan kebiasaan orang lokal sehari-hari.
• Terangkan pada client mengapa mereka terkadang harus tidka duduk berdekatan

Hal-hal berikut bisa muncul selama check in ke hotel :

B.2.1 Preferensi
Pada dafatar kamar Anda bisa melihat preferensi dari customer. Bila customer tidak memberikan preferensi dan baru memberika prefernsi mereka pada saat kedatangan, Anda bisa mencoba untuk mengatur preferensi tersebut on the spot, tetapi Anda tidak memberikan jaminan bahwa preferensinya akan terpenuhi.

Setelah check in berdirilah di dekat front desk untuk menjawab bila ada pertanyaan dari customer. Kemudian Anda mendiskusikan program tour dengan guide lokal dan bila aa perubahan mendadak, Anda harus menghubungi agent lokal. Bila perubahan tersebut tidak bisa diterima oleh Anda, maka Anda harus memecahkan masalah ini dengan agent lokal.
Adalah hal mungkin bahwa perubahan mendadak bisa saja terjadi.

B.2.2 Informasi Selamat Datang
Pada sessie ucapan selamat datang Anda akan memberikan informasi tentang program tour dan terangkan pada mereka sistem kiity box, kemungkinan untuk melakukan tour opsional dan penandatanganan Surat Lepas Tanggungjawab (liability waiver).

Anda juga bisa memberikan tip praktis tentang air minum, voltage strom, penyelesaian tagihan hotel dan safe deposit box.

Subyek untuk didiskusikan pada sessie ucapan selamat datang:

• Terangkan kepada customer tentang apa yang mereka harapkan dari Anda sebagai tour leader
• Terangkan pada mereka untuk berganti posisi tempat duduk tiap hari.
• Tempat makan terdekat
• Informasi tambahan tentang taxi atau angkutan umum
• Terangkan tntang kitty box
• Terangkan tentang surat lepas tanggungjawab dan agar clients menandatanganinya.
• Buah tangan apa yang bisa dibeli
• Tempat ATM
• Tempat membeli karti SIM
• Tegangan listrik di hotel, kartu pos dan item lainnya
• Keterjangkauan Anda dari clients
• Orang sering mempunyai harapan yang tinggi pada tour yang telah mereka pesan. Berikan perhatian penuh oada hal ini.
• Nilai-nilai dan norma-norma di negara yang sedang mereka kunjungi
• Ketersediaan hotspot internet di dalam bus

Selama sessie selamat datang Anda sebaiknya fokus secara jelas pada hal-hal disebut berikut
Informasikan kepada customer untuk mengatakan bahwa bila ada keluhan, mereka agar mengatakan kepada Anda, karena keluhan setelah tour selesai akan menjadi tidak berguna, oleh hal-hal berikut:

• Tidak ada yang bisa dilakukan untuk masalah awal
• Lagipula kemudian sulit untuk mendeterminasi secara pasti apa yang terjadi
• Penanganan keluhan sering memerlukan waktu lebih dan juga uang

Catatan : Customer harus menandatangani surat lepas tanggungjawab....!

Paling tidak berikan catatan untuk issue-issue sebagai berikut :

• Informasikan program setiap hari : waktu perjalanan, ekskursi apa yang akan dilakukan, kapan waktu istirahat untuk ke toilete, serta waktu dan tempat untuk makan siang/malam
• Buat persetujuan secara jelas tentang waktu keberangkatan. Lakukan ini di seluruh anggota group. Atur selalu wake up call dan katakan kepada mereka.
• Update terus kepada berita baru selama tour. Selalu berhati-hati dalam memberikan opini.
• Usahakan selalu menerjemahkan apa yang dikatakan oleh guide lokal.
• Jangan pernah menjadi yang pertama untuk urusan makan, tapi tunggu client di meja Anda sampai mereka memulainya. Pastikan bahwa tidak selamanya group akan makan dengan meja panjang, namun kadang juga sebuah meja dengan 4 kursi. Pastika Anda menjadi orang yang pertama hadir waktu breakfast.

B.2.3. Ketika Meninggalkan Hotel
Pada saat Anda meninggalkan hotel ada beberapa persiapan untuk dilakukan. Mintalah customer untuk menyelesaikan pembayaran makanan atau minuman bila ada, pada waktu malam hari sebelum mereka tidur.
Sehari sebelum Anda meninggalkan hotel, Anda telah mengatakan kepada resepsionis hal berikut :

• Wake-up call
• Waktu pengumpulan bagasi
• Waktu breakfast
• Waktu keberangkatan

Sebelum Anda meninggalkan hotel, tanyakan kepada client apakah mereka sudah membwa semua barang-barangnya termasuk yang di safe deposit box, dan apakah semua bill telah dibayar.

Untuk diketahui : travel biro dan travel agent tidak bisa dimintai pertanggungjawaban untuk bill yang belum terbayar.

B.2.4. Ekskursi
Program tour harus dijalankan secara ketat sesuai dengan program. Sediakan informasi terbaru selama perjalanan. Terutama berhubungan dengan kondisi tour sangatlah penting bahwa Anda dan travel agent sangat sadar tentang semua ekskursi. Bila Anda menghadapai keterpaksaan perubahan program karena cuaca, sebagai contoh, maka Anda harus mengkomunikasikan terhadap customer dan travel agent, dan Anda akan melaporkan kejadian ini secepatnya. Semua ekskursi dan perjalanan hanya terjadi dalam kerjasama dengan travel egent lokal.

Dilarang keras untuk mengorganisasi sebuah ekskursi atau perjalanan di luar kerjasama dengan travel agent atau dilakukan secara mandiri. Semua ekskursi opsional hanya boleh dilakukan atas sepengetahuan dari travel agent lokal dan travel biro.

Bila sebagian besar customer telah memesan eksursi opsional, Anda diharapkan untuk menemani mereka. Anda perlu untuk mengatur pembayaran keuangan kepada supplier lokal. Di negara kita Anda akan menerima komisi atas penjualan ekskursi opsional. Tanyakan apakah di dalam harga ekskursi opsional harga tiket masuk sudah termasuk.

Bila harga atau deskripsi ekskursi opsional berbeda dari list opsional yang Anda terima bersama dokument travel dan yang seperti dipublikasikan di internet, kami meminta Anda untuk memberitahu.

Kadang suatu ekskursi opsional memerlukan jumlah peserta tertentu untuk bisa dilakukan

B.2.5. Disklaimer
Travel biro menggunakan liability waiver (Surat Lepas Tanggungjawab). Sebagai tour operator, kami kurang lebih dipaksa untuk membuat customer sadar tentang resiko tour atau aktivitas berjalan. Travel biro tidak bertanggungjawab atas kejadian yang terjadi selama tour dan ekskursi opsional. Travel biro juga tidak bisa mewajibkan kepada customer untuk menandatangani Surat Lepas Tanggungjawab atau Liability Waiver.

Di dalam brosur dari travel biro tertulis hal-hal sebagai berikut :

Tanggungjawab pada ekskursi on the spot:
Bila Anda menjual ekskursi opsional di luar daftar yang telah ditentukan dan membeli dari supplier yang telah ditunjuk oleh travel biro, maka travel biro tidak bertanggungjawab terhadap resiko yang muncul termasuk kerusakan yang mungkin terjadi.